Cómo atiende las llamadas el asistente

Lo esencial de rednea: cuando no llegas al teléfono, tu asistente se encarga. Saluda a quien llama, aclara qué necesita, toma el recado y, justo después, recibes un resumen por correo. Ninguna llamada perdida, ningún cliente perdido.

En resumen: si no contestas, la llamada se desvía a tu asistente. El asistente saluda, sigue tus instrucciones, apunta el nombre, el número de contacto y el motivo de la llamada, y puede transferir la llamada a una persona si hace falta. Justo después de la llamada recibes un resumen por correo; la llamada completa, con transcripción y grabación, está en el panel.

Cuándo descuelga el asistente

Tu asistente entra en acción cuando una llamada a tu número no se contesta. Para ello configuras el desvío de llamadas en tu número actual: si nadie descuelga en unos segundos, el asistente la atiende. Si quieres, también puede atender cuando tu línea está ocupada.

Tus clientes siguen llamando al mismo número de siempre. Cómo se configura lo explicamos en Conecta tu número actual a rednea.

Qué pasa durante la llamada

• Saludo. El asistente empieza con tu mensaje de bienvenida.
• Aclarar qué necesita. Sigue las instrucciones de tu prompt del sistema. Por ejemplo, puedes pedirle que distinga entre un cliente nuevo y uno que ya conoces y que actúe de forma distinta según la respuesta.
• Apuntar los datos. Nombre, número de contacto y motivo de la llamada. El asistente ya conoce el número desde el que llama la persona: solo lo confirma brevemente, en lugar de pedir que se lo dicten.
• Transferir cuando hace falta. Si quieres, el asistente puede pasar una llamada a una persona, por ejemplo cuando el asunto es urgente o quien llama pide expresamente hablar con alguien.

Lo que dice y pregunta el asistente lo decides tú: consulta Cómo dar instrucciones a tu asistente.

El resumen por correo

En cuanto termina una llamada, recibes un resumen por correo. Viene activado de serie. Un resumen típico incluye:

• un resumen breve de la conversación y los puntos clave,
• los datos de la llamada: nombre, número de teléfono, fecha, hora, duración y una valoración de la urgencia,
• el número de contacto, el correo de contacto y la hora preferida para devolver la llamada, si se mencionan,
• un aviso de que hay que hacer algo, cuando corresponde,
• un enlace para abrir la llamada completa en el panel.

Las direcciones que reciben el resumen y si está activado o no lo gestionas en Ajustes.

Si una llamada fue demasiado corta o demasiado silenciosa para hacer un resumen, recibes igualmente un aviso breve con los datos de la llamada.

En el panel: llamada, transcripción y grabación

Cada llamada queda registrada en Conversaciones. La vista de detalle te muestra:

• la transcripción de la conversación,
• las grabaciones (el audio de quien llama y el del asistente),
• los datos recogidos y la información de la llamada.

Así puedes volver a escuchar y leer lo que se habló cuando quieras.

La grabación viene activada de serie. Se controla con dos interruptores, uno general de la empresa y otro por asistente; si desactivas cualquiera de los dos, el audio deja de guardarse a partir de la siguiente llamada. Las transcripciones y los resúmenes siguen funcionando. Mientras grabes, informa a quien llama y asegúrate de tener una base jurídica conforme al RGPD.

Transparencia con quien llama

Te recomendamos decir con claridad que la llamada la atiende un asistente con IA. El saludo lo escribes tú, y la plantilla estándar ya presenta al asistente como asistente digital de tu negocio: mantén ese aviso, porque el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial pide informar a las personas de que hablan con un sistema de IA. A la mayoría de la gente no le importa, sobre todo si queda claro que alguien le devolverá la llamada pronto. Puedes incluirlo en tu saludo y en tus instrucciones.

Lo que funciona hoy

Disponible: atender llamadas cuando no estás · aclarar qué necesita quien llama según tus instrucciones · tomar el recado y el número de contacto · transferir a una persona cuando hace falta · resumen por correo · llamada, transcripción y grabación en el panel · reserva de citas durante la llamada cuando conectas tu calendario.

Reservar citas: conecta tu calendario una vez. Cómo hacerlo lo explicamos en Conecta tu calendario.

Preguntas frecuentes

¿El asistente contesta siempre el teléfono?

No, solo cuando no descuelgas tú. Si quieres, también puede atender cuando tu línea está ocupada. Tú mandas: si contestas, el asistente no interviene.

¿Puede el asistente transferir una llamada a una persona?

Sí. Si quieres, el asistente puede pasar una llamada a una persona. En el caso normal (ahora mismo no estás disponible), toma el recado y tú devuelves la llamada.

¿Recibo un resumen después de cada llamada?

Sí, el resumen por correo viene activado de serie. Tú eliges quién lo recibe y lo activas o desactivas en Ajustes.

¿Dónde veo mis llamadas y dónde las vuelvo a escuchar?

En Conversaciones, en el panel. La vista de detalle muestra la transcripción y las grabaciones de cada llamada.

¿Tiene que pedir el asistente el número de quien llama?

No. El número que llega con la llamada ya se conoce; el asistente solo lo confirma brevemente en lugar de pedir que se lo dicten.

¿Se graban las llamadas?

Sí, de serie. Puedes desactivar la grabación con el interruptor general de la empresa o con el de cada asistente; a partir de la siguiente llamada deja de guardarse el audio, y la transcripción y el resumen siguen funcionando.