Calculadora de llamadas perdidas: ¿cuánto te cuestan?

¿Qué es una llamada perdida para una empresa?

Una llamada perdida es una llamada entrante que nadie atiende: suena sin respuesta, da tono de ocupado o termina en el buzón de voz sin mensaje. Para un particular es una notificación más en la pantalla. Para una empresa, detrás de cada llamada perdida suele haber un cliente que quería pedir una cita, un presupuesto o una reserva y que no ha podido hablar con nadie.

Las llamadas se pierden en momentos previsibles:

• cuando todo el equipo atiende a clientes en persona,
• cuando la línea ya está ocupada con otra llamada,
• a la hora de comer y fuera del horario de apertura,
• durante las vacaciones y los puentes.

¿Cómo calcula esta calculadora el coste de las llamadas perdidas?

La calculadora solo te pide un dato: cuántas llamadas recibes al día. Con ese dato aplica estas hipótesis. Las principales también las ves en la tabla junto al resultado:

• 22 días laborables al mes.
• Se pierde el 20 % de las llamadas. Es una hipótesis de trabajo, no una estadística de tu sector. Corrígela con tu propio registro de llamadas.
• 5 minutos de gestión por llamada, valorados a 16 € la hora de personal de recepción.
• Ingresos recuperados: cada llamada perdida se valora con un pedido medio de 200 €, un margen del 25 % y una probabilidad del 10 % de que la llamada termine en venta.
• Coste de rednea: el plan Basic (90 € al mes + IVA, 300 minutos incluidos) más los minutos adicionales que hagan falta.

Un ejemplo con 20 llamadas al día

Una consulta que recibe 20 llamadas al día recibe unas 440 llamadas al mes. Con la hipótesis del 20 %, pierde 88 llamadas. Atenderlas supone unas 7 horas de trabajo (112 €) y, con las hipótesis de venta de arriba, unos 440 € de margen al mes. El resultado neto, después del coste de rednea (132 €), es de 420 € al mes.

Mueve el control de la calculadora para ver el resultado con tu volumen de llamadas. Si quieres hacer las cuentas a mano con tus propias cifras, la guía sobre el coste real de una llamada perdida explica la fórmula paso a paso.

¿Cómo puedes reducir las llamadas perdidas?

1. Mira tu registro de llamadas. Cuenta durante una semana cuántas llamadas quedan sin respuesta y a qué horas. Así sabes si el problema está en las horas punta, en la hora de comer o fuera de horario.
2. Activa un desvío condicional. Con el desvío "si no contestas" y el desvío "si comunicas", las llamadas que no puedes atender van a otro número en lugar de perderse. Los códigos y los pasos para cada operador están en la guía de desvío de llamadas.
3. No confíes solo en el buzón de voz. Un buzón de voz solo registra a quien decide dejar un mensaje. Quien cuelga sin dejarlo queda como un número más en la lista de llamadas perdidas. Si usas buzón, que el mensaje sea claro: el generador de mensajes para el buzón de voz te da textos listos para tu empresa.
4. Haz que siempre conteste alguien. Una recepcionista con IA atiende cada llamada al momento, las 24 horas, responde a las preguntas habituales, reserva citas y te envía un resumen de cada llamada. Si tu empresa ya trabaja con una centralita y extensiones, la centralita virtual con IA atiende las llamadas que hoy terminan en el buzón y transfiere lo urgente a la extensión o al móvil que indiques. Y si buscas un agente de voz con IA listo para usar, sin programar nada, es el mismo servicio.